Tout savoir sur le plan de reprise d’activité

Des événements tels que des pannes, des incendies, des inondations et des attaques informatiques pouvant survenir à tout moment, les entreprises doivent être prêtes à faire face à l’inattendu. C’est là qu’intervient le plan de reprise d’activité (PRA), un cadre stratégique qui permet non seulement d’anticiper les risques, mais aussi de garantir un processus de reprise rapide et efficace. Examinons la définition, l’importance et les étapes clés de l’élaboration d’un plan de reprise d’activité efficace.

Qu’est-ce qu’un plan de reprise d’activité (PRA) ?

À la base, un plan de reprise d’activité (PRA), ou solution de reprise d’activité, rassemble les procédures et les ressources – matérielles, technologiques et humaines – indispensables à la reprise des activités de l’entreprise après un sinistre. Adapté aux spécificités de chaque entreprise, un plan de secours robuste doit être complet, précis et régulièrement mis à jour.

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Qui bénéficie d’un plan de reprise d’activité ?

La beauté d’un plan de reprise d’activité réside dans son applicabilité universelle. Quelle que soit la taille ou le secteur d’activité d’une entreprise, le plan de reprise d’activité est un outil essentiel pour toutes les entreprises. Petite ou grande, chaque entreprise peut être confrontée à des défis inattendus et pourrait bénéficier d’un PRA bien pensé pour se protéger. La nature proactive d’un PRA en fait un atout inestimable pour minimiser les perturbations et assurer une reprise rapide.

À la base, un plan de reprise d’activité consiste à anticiper et à gérer les incertitudes et les risques, qu’ils soient économiques, financiers ou liés à la santé. Il nécessite une approche souple pour s’adapter rapidement à un environnement changeant. Les enjeux sont importants : assurer un niveau minimum de ventes et garantir la survie de l’entreprise, maintenir la satisfaction des clients et fidéliser les employés.

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Éviter les pièges :

Pour mettre en évidence les avantages concrets d’un PRA, examinons les incidents qu’il permet aux entreprises d’éviter :

• Ralentissement de la production : Avec un PRA, vous pouvez reprendre la production rapidement, en minimisant les temps d’arrêt garantis par votre fournisseur de services. (Optez pour un plan de continuité des activités et les temps d’arrêt appartiendront au passé).
• Perte d’opportunités commerciales : La récupération rapide des informations et des outils des clients est essentielle pour éviter de perdre des contrats ou de rater des occasions qui se présentent pendant un incident.
• Perte de données : Le PRA restaure les données à partir d’un point précis dans le temps, ce qui rend la récupération de quelques heures de données perdues plus facile à gérer qu’une année ou plus.
• Satisfaction des clients et atteinte à l’image : Les incidents majeurs peuvent avoir un impact sur la confiance des clients et ternir l’image de votre entreprise, ce qui affecte les relations avec les fournisseurs et les prospects.
• Action en justice : Le fait de ne pas sécuriser les informations des clients conformément au GDPR peut entraîner des répercussions juridiques.

Les composantes d’un PRD efficace :

Pour élaborer un PRD à toute épreuve, plusieurs éléments clés doivent être pris en compte :

Identification des risques :

Identifier les risques potentiels qui pourraient menacer la continuité de l’activité.

Exemples : Problèmes techniques, temps d’arrêt des serveurs, ou même défis situationnels tels qu’une pandémie.

Identification des activités critiques :

Identifier les activités essentielles au fonctionnement de l’entreprise.

Exemples : Le recrutement, le coaching et les opérations informatiques d’une entreprise de coaching en ligne.

Évaluation de l’impact :

Évaluer les conséquences d’incidents potentiels sur les activités clés.

Exemples : Panne de serveur affectant l’accès des clients ou épidémie de Covid-19 parmi le personnel de coaching.

Mesures correctives :

Planifier des mesures proactives pour atténuer l’impact des incidents.

Exemples : Opter pour un hébergement en nuage, renforcer la bande passante et tenir une liste d’entraîneurs de remplacement.

Période et procédures de reprise :

Définissez le délai de rétablissement et les étapes à suivre pour restaurer les activités de l’entreprise.

Exemples : Établir des priorités en matière de soutien, explorer des outils alternatifs et concevoir des documents de soutien faciles à partager.

Différencier le DRP du PCA

Il est essentiel de faire la distinction entre un plan de reprise d’activité (PRA) et un plan de continuité des activités (PCA). Alors que le PCA se concentre sur l’organisation de la poursuite des activités pendant un incident, le PRA anticipe les interruptions et définit les conditions de reprise. Le PRA complète le PCA et s’avère particulièrement utile en cas de crise soudaine en permettant des ajustements tels qu’une activité réduite ou partielle.

Mise en place d’un plan de reprise d’activité :

L’anticipation est la pierre angulaire d’un plan de reprise d’activité efficace. L’identification des risques potentiels, qu’ils soient humains, naturels, logistiques, techniques, liés à la sécurité des données ou matériels, en constitue la base. Le PRA devient alors un guide pour adapter rapidement l’organisation du travail, y compris des mesures comme l’activité partielle et le télétravail, essentielles à la survie à long terme.

Évaluer les ressources et les activités critiques

Les systèmes d’entreprise devenant de plus en plus complexes, il est essentiel d’établir des priorités. L’objectif de temps de reprise et l’objectif de point de reprise deviennent des mesures cruciales. La détermination de la tolérance au risque permet aux entreprises d’éliminer, de minimiser, de partager ou d’accepter les risques de manière stratégique, garantissant ainsi la résilience face aux crises potentielles.

Mise en œuvre d’une stratégie de reprise après sinistre

Une fois les risques évalués, la phase suivante consiste à définir des mesures et des stratégies. Cela comprend des actions préventives, comme la sauvegarde régulière des données, et des mesures curatives, comme le déclenchement des systèmes de sauvegarde et la restauration des données. Un plan de reprise d’activité complet couvre tous les aspects. La stratégie vise à prévenir les incidents et à y remédier, en renforçant l’entreprise contre les menaces potentielles.

Planifier la sortie de crise

La dernière pièce du puzzle consiste à sortir de la crise. Le PRA devient une feuille de route qui permet un redémarrage progressif des activités de l’entreprise. La hiérarchisation des services, l’affectation efficace des ressources et une stratégie claire de répartition du budget sont des éléments essentiels. Un budget bien réparti garantit un processus de reprise en douceur, en estimant les délais et en anticipant la nécessité de réactiver les ressources humaines.